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    2020年中華人民共和國國家檔案局最新檔案行業標準規定(三)

    文章出處:振越檔案密集架廠家    人氣:    發表時間:2020-11-13 10:22:18

    7 承包方檔案服務管理體系建設要求 

    7.1 目標與原則 

    7.1.1 在檔案服務過程中,承包方應以確?蛻舻臋n案安全為最基本要求。 

    7.1.2 承包方應建立和完善檔案服務管理體系(見圖3),持續提升服務能力、改進服務質量,以更好地滿足客戶需求。 

    7.1.3 承包方檔案服務管理體系建設應堅持以顧客為關注焦點、領導作用、全員參與、過程方法、改進、循環決策、關系管理等原則。 

    7.1.4 承包方檔案服務管理體系應按照 PDCA(計劃-實施-評估-改進)循環進行建設。圖3 承包方檔案服務管理體系建設示意圖 

    7.2 戰略管理 

    7.2.1 業務規劃 

    7.2.1.1 承包方應根據國家法律法規和市場環境的變化、組織條件和客戶需求的發展,制定和實施檔案服務業務規劃。 

    7.2.1.2 承包方應定義組織一定時期內的檔案服務對象和業務單元,建立檔案服務目錄。檔案服務目 8 DA/T68.1—2020 錄一般包括服務名稱、服務內容、服務質量、服務期限、業務方案、安全措施等。 

    7.2.1.3 承包方應根據檔案服務對象和業務單元,制定并實施檔案服務管理體系建設計劃,有針對性地持續提升基本服務能力和相應的特定服務能力。 

    7.2.2 績效管理承包方應建立檔案服務績效管理體系,持續改進組織績效,以滿足客戶需求、實現組織發展目標。 

    2020年中華人民共和國國家檔案局最新檔案行業標準規定(三)

    7.3 資源管理 

    7.3.1 人力資源管理 

    7.3.1.1 承包方應實行有效的人力資源管理,建立勝任客戶和組織要求的員工隊伍。 

    7.3.1.2 承包方應根據國家勞動法律法規,與員工簽訂書面勞動合同,履行用人單位義務,保障勞動者權益。 

    7.3.1.3 承包方應根據檔案服務需要,配備檔案或相關專業大學本科以上學歷,或具有檔案中級以上專業技術職稱的員工。承包方應保證項目負責人和員工隊伍具有一定的穩定性。 

    7.3.1.4 鑒于某些檔案的保密性或特殊性,承包方應對擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內容或數據的員工)進行必要的背景調查和犯罪記錄調查,避免某些不適宜的員工接觸檔案內容。背景調查和犯罪記錄調查宜在法律專業人員的指導下依法進行。 

    7.3.1.5 承包方應對所有員工進行不少于5天的崗前培訓,至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓。培訓內容應涵蓋檔案法律法規、檔案管理、質量管理、保密管理、風險管理、知識產權管理、環境管理和職業健康管理等方面的知識和要求。承包方應組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關法規或檔案培訓。  

    7.3.2 財務管理承包方應按照國家法律法規開展財務管理活動,降低財務風險,確保組織財務的可持續性。 

    7.3.3 技術管理 

    7.3.3.1 承包方應加強技術管理,確保技術的有效性和充分性,以減小技術風險、提升技術核心競爭力,更好地服務于客戶。 

    7.3.3.2 承包方應重視信息技術的應用,關注承包方信息系統和客戶信息系統的對接。 

    7.3.4 基礎設施管理 

    7.3.4.1 承包方應配備、管理和維護提供檔案服務所需的各種基礎設施(包括硬件設施和軟件設施), 為完成檔案服務提供保障。

    7.3.4.2 承包方應根據國家法律法規和相關標準的要求、客戶的需求,以及檔案服務的實際需要,確定基礎設施需求,制定基礎設施建設方案,配置數量充足的基礎設施。 

    7.3.4.3 承包方配置的基礎設施應獲得相關質量保證,或通過相關質量檢測。承包方應對基礎設施進行有效管理、定期維護,以保障檔案服務的正常開展。

    振越檔案密集架廠家 

    7.4 業務管理 

    7.4.1 合同管理 

    7.4.1.1 承包方應加強合同管理,規范合同簽訂過程,確保合同順利執行。 

    7.4.1.2 承包方應基于與客戶約定的內容起草合同,明確合同應當涵蓋的內容。合同內容至少應包括 9 DA/T68.1—2020 服務內容和范圍、服務質量標準、合同雙方的義務和權利、價格標準和付款方式、交付物、服務和交付期限、違約責任和賠償條款、保密條款(也可單獨簽訂保密協議)、知識產權歸屬和處理方式等。合同文字應嚴謹準確、清晰合理,避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。 

    7.4.1.3 承包方 應 嚴 格 執 行 合 同 的 交 底 工 作,避 免 因 相 關 人 員 不 了 解 合 同 具 體 內 容 而 引 起 合 同糾紛。 

    7.4.1.4 承包方應在商業條件發生變更時,分析變更的影響,確定是否需要與發包方協商對原合同進行修訂,從而保障合同的履行和目標的實現。 

    7.4.2 客戶關系管理 

    7.4.2.1 承包方應加強客戶關系管理,樹立以客戶為中心的服務理念,提高客戶滿意度。 

    7.4.2.2 合同執行過程中,發生可能對檔案造成損害或對服務造成負面影響的突發事件和重大事項時,承包方應及時通知發包方。 

    7.4.3 業務流程管理 

    7.4.3.1 承包方應加強業務流程管理,建立標準作業程序,保證檔案服務有序、高效開展。 

    7.4.3.2 承包方的標準作業程序應符合國家法律法規的要求,符合相關標準的要求。  

    7.4.3.3 承包方的標準作業程序應涵蓋組織每一檔案服務業務單元、項目及其每一個操作環節或步驟,且各個標準作業程序之間應相互協調。 

    7.4.4 質量管理 

    7.4.4.1 承包方應建立質量管理體系,為客戶提供高質量的檔案服務,增進客戶滿意度。 

    7.4.4.2 承包方應按照 GB/T19000、GB/T19001及與客戶的合同約定實施質量管理。 

    7.4.4.3 承包方應加強對檔案服務過程的監督、管理,嚴格控制檔案服務過程中可能影響檔案服務質量的不良因素,采取防范和糾正措施。 

    7.4.4.4 承包方應按照 DA/T42開展有效的檔案工作,保證檔案服務過程的可追溯性。 

    7.5 安全管理 

    7.5.1 合規性管理 

    7.5.1.1 承包方應加強合規性管理,規避各種潛在的法律風險。 

    7.5.1.2 承包方應掌握適用于檔案服務的國家法律法規及其變化,采取相應行動滿足其要求。 

    7.5.2 保密管理 

    7.5.2.1 承包方應建立保密管理體系,確?蛻舻臋n案和其他信息不被非授權人接觸或獲知。 

    7.5.2.2 承包方應根據檔案服務業務單元、項目的特點和需求,取得相應保密資質。 

    7.5.2.3 承包方應了解來自國家法律法規和相關方的要求,明確秘密事項的對象范圍、秘密等級及其具體要求;并結合檔案服務活動中涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的各個環節,制定保密制度,采取嚴格的保密措施。 7.5.2.4 承包方應對組織內部關鍵崗位實行保密安全責任制,確保保密措施的具體落實及泄密責任可追究。 

    7.5.2.5 承包方應與員工簽訂書面的保密協議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復制、泄露發包方的檔案和其他信息。保密協議的條款可參見附錄 C。  

    7.5.2.6 承包方應按 GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實施信息安全管理,加強計算機 10 DA/T68.1—2020 系統的保密管理,保證電子檔案的秘密安全。 

    7.5.2.7 承包方應制定應急管理處置預案,響應突發的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。

    7.5.2.8 承包方應支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調查。 

    振越檔案密集架圖

    7.5.3 風險管理 7.5.3.1 承包方應建立風險管理體系,避免或降低風險給客戶和組織帶來的損失,確保組織運營的可持續性。 

    7.5.3.2 承包方可按照 GB/T24353及與客戶的合同約定實施風險管理。承包方應根據檔案服務環境和內容,制定風險管理方針和風險管理預案。 

    7.5.3.3 承包方應參考《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》的相關要求制定應急處置預案,并向客戶備案。風險事故發生時,承包方應立即啟動應急處置預案,采取相應措施最大程度地降低風險事故給組織和客戶造成的損失。 

    7.5.3.4 風險事故發生后,承包方應積極與客戶溝通,共同商議后續事宜。 

    7.5.4 知識產權管理承包方應建立和完善知識產權管理體系,有效保護客戶和組織的知識產權,維護客戶和組織的權益。 

    7.5.5 環境管理承包方應按照 GB/T24001及與客戶的合同約定建立環境管理體系,支持環境保護和污染預防,控制檔案服務對環境的影響。 

    7.5.6 職業健康管理承包方應按照 GB/T28001及與客戶的合同約定建立職業健康安全管理體系,保證與檔案服務相關的員工及其他人員的健康安全。

    8 第三方機構工作規范 

    8.1 第三方機構工作原則  

    8.1.1 獨立原則第三方機構應為與發包方或承包方無資產、行政隸屬或重大利益關系的法人,能獨立開展工作并承擔責任,不受或少受發包方、承包方中任何一方的影響。  

    8.1.2 公正原則第三方機構應秉承客觀、中立、公正的原則,采用科學方法對承包方進行評價,避免主觀偏好。 

    8.1.3 真實原則第三方機構應真實地向發包方、承包方反映實際情況,避免夸大優勢、避諱弱勢等不實行為。 

    8.2 第三方機構工作要求 

    8.2.1 第三方機構應樹立以客戶為中心的理念,提供優質服務,提高客戶滿意度。 

    8.2.2 第三方機構應通過與發包方的反復溝通、交流,充分了解發包方自身情況及其需求,從而據此為其選擇合適的承包方。 11 DA/T68.1—2020 8.2.3 第三方機構應了解國家法律法規、標準和市場環境等的變化及其影響,掌握業務范圍內承包方發展情況,了解各個承包方具體的優勢與劣勢。 

    8.2.4 第三方機構應詳細了解承包方的資質、服務能力、經驗和信譽等情況,并將調查結果客觀、真實地反饋給發包方。 12 DA/T68.1—2020 附 錄 A (資料性附錄) 檔案服務外包合同主要參考條款甲方: (發包方) 乙方: (承包方) 根據《中華人民共和國合同法》及相關法律法規,甲乙雙方就 事項協商一致,共同訂立本合同,以明確雙方的權利與義務。

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