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    智慧檔案庫房基本功能初探

    文章出處:智慧檔案庫房密集架廠家    人氣:    發表時間:2021-04-21 10:03:05

    檔案安全工作是檔案工作的底線,直接關系到檔案工作的可持續發展和檔案作用的有效發揮。當前社會安全事故頻發,如何做好檔案庫房管理工作,保障檔案安全,確保檔案調閱方便、可靠,是各級單位亟待探索解決的任務之一。隨著信息技術的發展,要深入分析研究信息化技術在檔案安全管理中的應用,創新管理理念和思維,建設更加節能、環保、綠色、高效、安全的智慧檔案庫房,以充分保障檔案安全。

    一、檔案安全的內涵

    檔案安全包括檔案實體安全和檔案信息安全兩個方面。檔案實體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟失,盡量延長檔案的壽命,檔案安全可用。檔案信息安全是指檔案信息內容完整、可控,未被破壞或未被非法知曉、使用。

    在檔案實體安全方面,一是資源安全,要對檔案從收集歸檔到鑒定銷毀全過程進行管理,轉變入庫管理的思維,從源頭保障檔案資源安全。

    二是保管環境安全,隨著全國檔案設施升級提升,需要通過“大云物移智鏈”等信息化技術進行智慧化管理,建立全方位智能管理庫房。在檔案信息安全方面,電子文件已有逐漸代替紙質文件趨勢,成為檔案主體,需要確保檔案有關信息系統的環境與設備安全、網絡安全、系統安全、數據安全和數據載體安全等,從而保證電子檔案的真實、可靠、完整、可用。

    智慧檔案庫房密集架圖

    智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎,是智慧檔案體系高效、穩定運行的保障,直接影響著智慧檔案作用的發揮。檔案安全體系是為維護檔案安全、確保檔案資源不受損壞而建立起來的保障體系,要堅持“安全第一、預防為主”的檔案安全工作方針,確保檔案實體安全和信息安全。

    二、目前存在的問題

    檔案庫房應滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、防塵、防有害生物(蟲、鼠)、防有害氣體等“八防”功能,檔案業務技術用房應配備容災備份、應急電源、CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。

    傳統的庫房管理比較落后,檔案裝具及“八防”設備都已無法與信息化時代相適應。檔案裝具使用無法移動的檔案柜,占用面積大,在辦公用房緊張的情況下影響檔案事業持續發展,或使用手搖式密集架,檔案取用費時費力。防火使用普通滅火器,防盜使用木質門及機械鑰匙,防高溫使用家用空調,防潮使用除濕機,防光使用防光窗簾,其他防護措施幾乎沒有。智能庫房開始采用智能設備以提升庫房管理效率,但仍然存在不容忽視的問題。

    一是現有檔案庫房管理系統多使用在局域網,使用不方便,隨著移動互聯網的普及,檔案管理人員需要通過多端擴展訪問,隨時隨地的對庫房進行遠程管理。

    智能檔案密集架圖

    二是設備(消防、燈光、溫濕度、門禁)服務器均獨立運行,無法由一個主服務器同時控制,缺少有針對性的遠程控制、自動預警等功能,各系統產生的數據,由于未能打通數據通路,在業務協同方面,產生了信息孤島,降低了信息的使用效率。

    三是智能設備經常出現故障,無法統計分析是設備自身因素還是環境影響,不利于今后設備運維。

    四是空調、加濕除濕機等設備常年開放,無法按照周邊的情況實時調整溫濕度設置,從而導致能耗較高,不符合節能環保的基本要求。


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