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    淺談以信息化為基礎 實施智能化檔案庫房建設

    文章出處:智能化檔案庫房密集架廠家    人氣:    發表時間:2021-04-16 15:26:15

    在“互聯網+”時代背景下,計算機技術的普及,推動了互聯網和人工智能技術的高速應用和發展,企業檔案庫房管理工作也得到了進一步的提升,智能化庫房管理已經成為一種不可逆轉的趨勢。本文主要以企業檔案信息化建設為基礎,結合現代企業高速變革對檔案庫房管理的新需求,并從檔案業務部門實際出發,積極探索和研究智能化庫房的建設。

    傳統的檔案庫房管理工作是指檔案工作人員以庫房為基礎,對檔案實體進行接收入庫,排列上架,保持檔案完整、維護檔案安全及開發利用等組織、協調、控制活動的總和。檔案庫房管理工作是檔案管理中最基礎、最重要的工作之一,也是所有檔案工作開展的源頭。作為企業,不斷完善企業檔案庫房管理工作,是提升企業檔案管理水平的重要手段。

    近年來,隨著信息產業革命的發展,企業檔案不僅在數量上巨增,而且檔案載體也開始呈現多樣性,傳統的檔案庫房管理模式已經不能滿足信息化、網絡化發展的需求。檔案業務部門必須改變傳統觀念,以信息化建設為基礎,依靠先進的設備和優越的設計理念,結合企業自身實際情況,改變管理理念,創新管理模式,形成一套科學客觀的檔案庫房智能化管理系統,最終實現檔案庫房由人工管理到現代化、智能化管理里程碑式的跨越。

    一、檔案庫房管理普遍存在的問題

    (一)傳統的庫房管理模式難以滿足新形勢要求

    傳統意義上的企業檔案庫房管理是指檔案的接收、保管、查詢、利用等一系列管理活動的總和,庫房內保管的檔案以紙質檔案為主,實物、照片、光盤為輔。一般來說,企業檔案具有多樣性的特點,不同門類的檔案分別存儲于不同的庫房中,一些歷史悠久的企業檔案庫房保存的檔案更是種類繁多而復雜。

    根據國家檔案局檔案業務規范的有關規定,檔案庫房要進行防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲工作以及常規的溫濕度檢查、人工記錄檢查數據,并根據結果手工調整空調和加濕除濕設備。在現有檔案人力資源不足的情況下,檔案管理人員既要進行繁瑣的庫房日常環境維護工作,又還要因為檔案的借閱工作穿梭于不同的庫房之間。這些基礎工作需要依賴大量的人工操作才能完成,這不僅增加了勞動強度,更降低了工作效率,嚴重阻礙了檔案管理體系作用的發揮。

    隨著社會的發展、信息化建設的推進,企業信息化程度的不斷提升帶來檔案數量的劇增,檔案載體也呈現多樣性,檔案內容既分散又交叉,檔案部門必須改變現有的管理方式以適應新形勢的變化。一方面新型載體的增加,使傳統的管理方法已經不適用;另一方面在企業日益增加的對檔案信息的需求下,傳統的管理方法已經不能完全滿足需求。隨著各類業務電子化的普遍實施,檔案信息化的空間被大大拓寬,對檔案庫房管理的內容和方式也提出了更新更高的要求。

    智能化檔案庫房密集架

    (二)傳統庫房的管理方法和管理成本較高且運行不經濟

    檔案庫房管理是一項非常繁瑣和專業性強的工作,需要檔案管理人員具有很高的專業素質和豐富的經驗。而且由于工程項目、會計、文書、科研等不同門類的檔案存放于不同的庫房中,為了處理復雜繁瑣的檔案庫房管理及利用工作,檔案庫房一般會配置多名工作人員,這就增加了企業在人力成本上的支出,不利于效益原則。

    傳統的庫房管理中需要定期進行盤庫與倒架的工作。盤庫是對庫房中檔案實體信息與系統著錄信息進行核對,以確保庫藏檔案的完整性和準確性;倒架是由于庫房內檔案數量增加而需要對原有的排列順序進行調整,這兩項工作的進行都需耗費大量的人力和時間成本。

    二、構建智能化檔案庫房的思路

    (一)轉變思維,創新檔案管理工作模式

    第一,檔案部門應跳出傳統的狹窄思維模式,轉變思路,適應社會發展,變“紙”為“電”,加強檔案電子化的推廣,制定出一套集規范性、安全性、效益性為一體的切實可行的電子檔案管理制度,規范電子檔案的形成、保管、利用等流程,為檔案信息化保駕護航。

    第二,改變完全依靠人力來完成檔案檢索利用

    工作的現狀,積極探索全文檢索及檔案信息資源庫建設。利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的檔案信息服務平臺,有效積累和儲存企業信息資源。檔案信息化使檔案脫離了傳統載體的束縛,以數字形態存儲、傳播、利用檔案信息,為檔案庫房工作帶

    來革命性的變革。

    (二)以成本控制為核心推進檔案數字化建設

    隨著企業降本增效的不斷深化以及前端業務電子化的普及,電子文件歸檔的需求越來越迫切;同時將現存紙質檔案轉化為電子檔案,利用計算機管理庫房和檢索利用,會大大降低庫房管理工作的復雜性,庫房管理人員可以降至1-2名,實現勞動成本的有效節約。

    另外,由于企業生產活動中需要對庫藏檔案進行利用,而庫藏紙質檔案因為保存年代久遠,有些已經褪色破損無法利用,比如有些工程圖紙即使進行人工重繪依然無法完全復原,不能很好地提供利用。所以利用信息化技術對圖紙進行掃描,保存圖紙的電子文件,對于現代企業的檔案庫房管理顯得尤為重要。這一舉措不僅可以減少圖紙修復的人力成本,還可以因為變“紙”為“電”而提高檔案庫房的利用率,同時可以更有效地為企業的生產活動保駕護航,體現檔案管理與生產力之間的轉換。

    智能化檔案庫房密集架圖

    (三)對接信息化技術逐步實現檔案庫房智能化

    目前,信息化技術可以為檔案庫房管理工作的發展提供強大的技術支持。不僅可以改善庫房管理工作對于人的過度依賴,增加庫房內檔案存貯的密度,節省庫房空間,減少各類硬件設備和人力成本的投入,降低檔案的保管成本;

    同時也可以沖破以往檔案庫房管理中檔案借閱的地域局限性,實現同一份檔案在同一時刻無限次地被查詢利用,真正實現檔案資源的共享。檔案信息化建設可以實現以人工查詢利用為主向以依靠計算機實現用戶自主查詢利用為主的本質轉變,改變檔案存儲介質的單一性,提高檔案信息資源的利用率,從而使企業檔案庫房管理工作的效率得以提升。

    對接信息化首先要對紙質檔案電子化,這是對檔案資源的再次開發,由于全文檢索、傳遞管理等技術的不斷普及,檔案的服務空間大大拓寬了。電子檔案的應用不僅大大提高了檔案信息的查全率查準率,對于多基地模式管理企業的異地查詢利用也可以提供便捷的服務。

    檔案信息化為庫房管理的內容和方式提供了新的模式,利用現代信息技術搭建網絡化、數字化的檔案信息服務平臺,有效積累和儲存企業信息資源,真實保存企業生產經營管理中產生的檔案信息,實現最大范圍的檔案信息資源互補與共享。信息化技術的應用能夠很好地解決檔案庫房管理與企業高速發展之間的矛盾,避免因檔案管理手段落后而導致的檔案資源無法充分利用的缺陷,是企業檔案庫房管理智能化發展的重要手段。因此,在檔案庫房管理中引入信息化技術是一項勢在必行的改革。

    三、智能化檔案庫房建設的思考

    智能化庫房是近年在“互聯網+”時代背景下,檔案行業引入互聯網、物聯網等技術,結合檔案管理實際需求,提出的“檔案庫房+智能”的新型管理模式。在檔案信息化的條件下,通過網絡技術采集各類終端上的信息,實現多平臺相互融合,增強智能庫房信息獲取和實時反饋的能力,充分發揮電子檔案的資源優勢。

    然而用發展的眼光看,現在的智能庫房仍然存在一定的局限性,一方面信息化所帶來的只是操作層面上的變革,沒有真正意義上實現檔案庫房管理智能化;另一方面,現有信息化技術條件下智能程度還不夠,建立的僅僅是傳統檔案的數字鏡像利用平臺,而不是真正意義上的智能化管理體系。

    在未來,我們應該依托云計算、大數據等技術,以頂層設計為根本,首先建立一套安全可行的管理制度,從庫房管理的每一個細節出發,打造以人為本的智能化庫房。

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