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    檔案密集架基于條形碼和簡化架位號的病案上架方法

    文章出處:檔案庫房密集架廠家    人氣:    發表時間:2021-04-15 14:49:29

    本文對某院病案上架的管理方法進行了描述,分析了存在的問題。經過實際的工作經驗,提出改進方法,并加以實施。從最初的開發程序,利用計算機輔助進行病案上架前的核對,到簡化病案庫房密集架的架位號,再到病案封皮的打印,這時封皮上不僅打印了患者的病案號、姓名、入出院時間、入出院科室,還打印了病案號對應的條形碼以及簡化的架位號。經過一年多實際工作的檢驗,這種基于條形碼和架位號的病案上架方法,不僅提高了病案上架工作的效率,節省了人員,還大大降低了多個環節的出錯幾率,有效的保證了病案的安全。

    1 現狀

    國家衛計委 2014 年 1 月 1 日起執行的《醫療機構病歷管理規定》,要求住院病歷保存時間自患者最后一次住院出院之日起不少于 30 年。國內大型醫院都會存儲幾十萬甚至幾百萬冊病案。如何管理這些病案,如何保證這些病案的安全尤為重要。

    由于國內大部分醫院病案管理都是以手工操作為主,在病案的回收、整理、編碼、上架以及復印借閱等環節存在很多漏洞和缺點。以某院為例,病案上架過程為:首先,對所有需要上架的病案按病案號由小到大的順序進行排列。其次,核對排好序的每一本病案的病案袋與所裝病案的一致性。如果裝錯病案袋,以后查找起來就如大海撈針。最后,進行待上架病案與患者出院清單進行核對。病案科每月的出院清單有 70-80 頁,核對工作需要兩人或多人以唱票的形式完成。

    檔案庫房密集架圖

    這種核對工作存在很多的缺點:首先需要兩個人或多人配合,不僅人員浪費,核對工作過程還效率低下;其次患者前來復印或借閱病案時,需要翻閱出院清單,才能確定病案是否能夠復印或借閱,人工翻閱出院清單速度慢,工作效率低下;最主要的缺點就是在出院清單上打“√”的時候容易勾錯行,且這種情況出現的頻率還很高,這就造成病案是否真正上架不能確定。

    對于病案封皮上患者姓名、病案號信息的手寫,不僅字跡潦草,重要的是由于工作人員的疏忽,還往往將病案號寫錯,這樣病案就會放置在錯誤的位置上,造成庫房病案存放的混亂。

    檔案庫房密集架背面圖

    對于具體的病案上架過程,由于國內大部分醫院病案庫房都是利用密集架進行存放。所有醫院的做法都是在密集架的每一行前端標注這一行應該存放的病案的范圍,如:276001 到 276490。這樣工作人員在病案上架時首先需要在庫房中找到這個范圍。這個范圍的查找是很麻煩的一件事。

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